Техника для офиса: ничего лишнего!

В том, что различная техника в офисном пространстве нужна, уместна и важна, сегодня ни у кого сомнений не возникает. Именно поэтому многочисленные специализированные магазины предлагают широкий перечень электроники на любой вкус и бюджет, которая, что тоже немаловажно, покупается современными организациями активно и охотно.

На первый взгляд картина вырисовывается идеалистическая: активный спрос порождает не менее активное предложение, в результате чего все счастливы, все улыбаются! Однако, есть здесь один существенный риск. Речь идет про высокую вероятность накупить много ненужного, что, разумеется, можно смело трактовать как неэффективное расходование корпоративного бюджета или неоправданные инвестиции. Проще говоря, «деньги на ветер».

Впрочем, избежать подобного риска можно достаточно легко и просто. Для этого необходимо отчетливо представить рабочий процесс собственного конкретного офиса, после чего подбирать технику под реально существующие потребности. Результат такого подхода вполне очевиден и предсказуем: приобретенное оборудование гарантированно облегчит работу сотрудникам и повысит производительность труда. При этом деньги будут потрачены (или инвестированы – это уж как больше нравится!) только на действительно нужные технические усовершенствования.

Компьютер и принтер

Без этого тандема ни о каком документообороте в офисе говорить не приходится. Да, процент электронных документов в нынешнее время неумолимо растет, но вместе с тем позиции традиционных бумажных вариантов по-прежнему крепки.

Выбирая компьютер, подумайте о том, для чего именно он будет использоваться. Если только для ведения документации, вполне можно ограничиться вариантами со стандартным набором характеристик. Это будет умеренно по цене и вполне практично. Главное (и это касается любой техники) приобретать новую технику с гарантией, а не б/у с «туманным прошлым и без обязательств». В конце концов, справедливость истины о том, что скупой платит дважды, никто не отменял.

С выбором принтера «песня» абсолютно та же. Если вы не занимаетесь дизайном с постоянной необходимостью распечатывать качественные цветные изображения различных форматов, приобретать профессиональную дорогостоящую технику совершенно ни к чему. Для вывода на печать документов вполне будет достаточно обычного черно-белого принтера с максимально допустимым форматом листа А4.

К слову, значение в данном случае имеет не только качество, но и количество. Если необходимость в распечатывании документов имеется у многих сотрудников и при этом объемы у всех значительные, есть смысл приобрести отдельный принтер для каждого работника или, скажем, один на двоих. Такое простое решение окупится, как минимум, оперативностью и бесперебойностью рабочего процесса, что при решении множества текущих задач является условием ключевым. Про исключение вероятности столпотворений и ссор между сотрудниками из-за права пользоваться одним-единственным принтером, вокруг которого постоянно выстраивается длиннющая змеевидная очередь, говорить вообще излишне. Тут все понятно, и конкретная выгода очевидна.

Еще одна распространенная дилемма состоит в том, какой принтер выбрать: струйный или лазерный. Цена последнего заметно выше, но и качество получаемого изображения лучше. При этом расход красящего вещества у лазерных принтеров зачастую существенно меньше.

Кстати, многие виды техники со временем дешевеют. Принтеров данная тенденция тоже коснулась. Если раньше при ограниченном бюджете можно было позволить себе только струйный вариант, то в настоящее время сравнительно дешевые модели лазерных печатных устройств на специализированном рынке тоже представлены.

Узкоспециализированные и комплексные решения

Кроме вышеназванного не стоит забывать про альтернативные варианты узкоспециализированной или, напротив, многофункциональной техники. Так, например, для распечатывания фотографий можно приобрести фотопринтер, который может выполнять только такую функцию, но справляется с ней просто мастерски.

Прямо противоположный вариант – это многофункциональное устройство, включающее в себя принтер, сканер, копир. Более того, существуют модели, в которых ко всему перечисленному добавлен еще и факс. Если все эти возможности в вашем офисе действительно нужны и полезны, такое решение, ликвидирующее плюс ко всему необходимость бегать по всему помещению, окажется по-настоящему уместным и целесообразным.

Единственный существенный недостаток многофункциональной техники состоит в том, что когда ломается хотя бы одно из входящих в комплектацию устройств, из строя выходит весь аппарат. В связи с этим следует заранее позаботиться о запасных вариантах на время простоя и ремонта. Например, есть смысл иметь в офисе еще одно такое устройство либо отдельно принтер, факс, копировальный аппарат, сканер. Кстати, если вы не занимаетесь рекламой, где требуется максимальное разрешение и прочие качественные характеристики, сканер вполне может быть эконом-класса.

Про факс тоже есть смысл озвучить несколько слов. Данное устройство, позволяющее получать и отправлять печатную информацию, по-прежнему является незаменимым для многих организаций несмотря на то, что отправка сканов документов по почте тоже является очень распространенной практикой.

Наиболее разумно выбирать современные модели факсов, оснащенные автоответчиком и определителем номера. Такие технические дополнения помогут вам контролировать все звонки даже в том случае, если в нужный момент рядом с факсом не оказалось того, кто мог бы на них отреагировать должным образом.

Если требуется не только печать документов, но и тиражирование уже готовых экземпляров, которых нет в электронном виде, пойти можно двумя путями: сперва отсканировать, а затем полученное изображение отправить на принтер, либо воспользоваться копировальным аппаратом, что, безусловно, удобнее. Последний в народе именуется просто «ксероксом» по имени фирмы, в числе первых начавшей поставку подобного оборудования на постсоветский рынок.

В настоящее время известных производителей копиров, разумеется, гораздо больше. В связи с этим можно легко подобрать наиболее подходящее устройство, дающее результат нужного качества, объема и формата.

Дары технического прогресса последних лет

К относительным новинкам относится сегодня Wi-Fi оборудование, которое с успехом используется повсеместно, включая офисы. Такое решение, с одной стороны, позволяет получить скоростной доступ в сеть Интернет из любой точки рабочего пространства, а, с другой, исключает необходимость в прокладывании огромного количества проводов, что опять же существенно экономит корпоративный бюджет. Особого подключения, выполняемого системным администратором, для выхода в интернет с того или иного устройства тоже не требуется. Достаточно знать пароль доступа (если таковой установлен) либо просто начать сходу пользоваться свободной сетью.

Обустройство быта сотрудников

Очевидно, что в офисе должны быть обеспечены не только трудовые, но и базовые бытовые условия. Так, например, кулер, кофе-машина или электрочайник являются такими же обязательными атрибутами офисной жизни, то и компьютер с факсом. Здесь важно понимать простую истину: чем проще, удобнее и быстрее функционирует бытовая техника, тем меньше времени сотрудники тратят на сопутствующие бытовые вопросы и, соответственно, имеют возможность с большей концентрацией углубиться в текущий рабочий процесс.

Если в офисе нет столовой, то не беда. Добавьте к кулеру микроволновую печь, оборудовав соответствующий угол или помещение, - и базовые условия для приготовления и приема пищи созданы. Прекрасным дополнением к такому техническому дуэту станет холодильник, который тоже по-настоящему необходим.