Воронеж, ул. Кирова, 4
Пн-Пт: 8:30-19:00
Сб.: 8:30-16:00
Карта проезда

Главная Статьи Обустраиваем идеальную переговорку в офисе

Обустраиваем идеальную переговорку в офисе

Как вообще выглядит идеальная переговорная комната? Нужны ли в ней окна или без них все же лучше? Стулья требуются или пуфы предпочтительней? Комната должна располагаться прямо у входа или в конце коридора?

Это лишь часть вопросов, правильные ответы на которые позволят создать идеальную приговорку. Ту, которая будет устраивать всех и каждого, кто задействован в переговорном процессе.

Давайте рассмотрим каждый из ключевых вопросов отдельно и детально. Это поможет получить четкое представление о том, как должна быть обустроена зона для переговоров конкретно в вашем офисе.

Для решения каких задач нужна переговорка?

Казалось бы, ответ очевиден: переговорная комната нужна для того, чтобы переговариваться. Но тут сразу же возникает целый ряд уточняющих вопросов: с кем, зачем, когда и как? И дать ответ обязательно нужно на все из них.

Переговорная зона требуется для обсуждения рабочих вопросов с коллегами. Совещания, кратковременные синхроны, командные летучки – все это обычная проза жизни среднестатистического офиса. Для проведения встреч с подрядчиками и партнерами такие пространства тоже подходят оптимально.

Переговорная комната – это территория для общения в комфортных условиях. При этом совершенно не обязательно, чтобы в комнате находились все участники встречи. Принцип «удалёнки» сегодня распространился на многие направления офисной жизни, в том числе и на переговорный процесс, который вполне может идти в гибридном формате: кто-то в офисе, а кто-то нет.

Нередки ситуации, когда сотрудники используют переговорные комнаты не совсем по назначению. Например, для того, чтобы поработать в тишине либо пройти обучение. Поскольку для этих целей переговорка может быть занята на целый день, здесь требуется четкое обсуждение правил бронирования. Каждый коллега должен знать, когда он может воспользоваться данной территорией, для чего ее использовать категорически нельзя, и за какое время необходимо оформить соответствующую внутрикорпоративную заявку.

Как вариант, для подобной уединенной работы сотрудников можно организовать дополнительные территории, чтобы переговорку они для этих целей вообще не занимали. Если, к примеру, в компании есть потребность в срочных и конфиденциальных созвонах один на один, есть смысл оборудовать акустические кабины. Регулярно проводятся мастер-классы, тренинги, стратегические сессии? Тогда обязательно должны быть предусмотрены учебные классы. А если часть сотрудников трудится в офисе лишь пару-тройку дней в неделю, тогда есть смысл организовать зону коворкинга, поскольку постоянное место для работы таким специалистам не требуется. Они вполне могут сменять друг друга согласно заранее подготовленному внутрикорпоративному расписанию.

В каком месте офиса лучше организовать переговорные комнаты?

Тут все индивидуально, т.е. зависит от планировки. Если речь идет о строительстве нового здания, тогда переговорные комнаты есть смысл предусмотреть еще на проектной стадии. А вот если офис находится в здании готовом и давно функционирующем, остается только гармонично вписать данную зону в уже имеющееся пространство.

Разумеется, когда обустраиваются постоянные рабочие места, от дизайнеров требуется четкое соблюдение норматива: 4,5 кв. м/чел. Что касается переговорок, здесь никаких подобных правил не существует. Поэтому нет ничего удивительного в том, что микропереговорные площадью всего 2 кв. м получили сегодня достаточно широкое распространение. Понятное дело, что в них практически не развернуться: сотрудник просто зашел, закрыл за собой дверь, сел и общается с коллегой по видеосвязи. На двоих такое пространство тоже не рассчитано. Однако, как говорится, лучше уж так, чем вообще никак!

Зачастую переговорные зоны организуются в середине здания. Там, где отсутствуют окна. Это позволяет не терять столь ценных территорий под рабочие места с естественным дневным освещением, где сотрудники трудятся постоянно, т.е целый день. А вот в переговорных комнатах среднее время нахождения составляет не более 2-х часов. Этим, собственно, и объясняется факт отсутствия норматива касательно наличия окон либо наоборот совершенной ненужности таковых.

Если говорить в целом, людьми пространство с достаточным количеством естественного освещения всегда ощущается как более комфортное. Поэтому если имеющиеся в распоряжении площади с доступом солнечного света позволяют, размещение здесь же переговорных зон - тоже разумный шаг.

Кстати, если вы решили поступить как раз подобным образом, не стоит упускать из вида и тот факт, что нагрев помещений с окнами зачастую заметно выше, чем без таковых. Поэтому, скорее всего, в такой переговорке понадобится установка кондиционера.

Также по причине прямого доступа солнечных лучей на компьютерных мониторах появляются неприятные блики. А если в помещении используется фотокамера, так еще и засветы образуются. Впрочем, данная проблема решается довольно просто: посредством портьер либо штор рулонного типа.

На стадии планирования необходимо продумать, каким образом будут располагаться переговорки относительно рабочих зон (в частности, кабинетного типа). Здесь следует помнить про уровень шума: если его будет слишком много, находящиеся рядом специалисты не смогут нормально сконцентрироваться на рабочем процессе.

Ни в коем случае не организовывайте VIP-переговорные для топ-менеджмента в непосредственной близи к большим опен-спейсам. А если другого варианта нет, тогда необходимо применить все доступные средства, чтобы обеспечить звукоизоляцию на должном высоком уровне.

Какое количество переговорок является оптимальным?

Чтобы определить точное число необходимых переговорных комнат, следует взять в расчет такие моменты, как наличие в офисе свободного пространства, численность персонала, а также характер имеющихся рабочих задач.

Так, например, во многих компаниях для решения профессиональных вопросов сотрудники не используют переговорки в принципе. Данную задачу они легко реализуют в рамках кабинета. Но это возможно лишь тогда, когда подобные обсуждения не мешают трудиться остальным.

Когда в планах стоит организация сразу нескольких переговорок, обязательно следует прояснить, встречи какого типа являются в вашей компании самыми частыми. Уже один этот в точности установленный индивидуальный момент позволит определить необходимое число переговорок намного проще, легче и точнее. Да и характер предполагаемой «начинки» таких комнат тоже станет яснее и понятнее.

Перечень требований к переговорной

Переговорная зона от остального офисного пространства должна отделяться, как минимум, ограждающими конструкциями и, как максимум, капитальными стенами с высочайшим уровнем звукоизоляции. Проще говоря, такой территории надлежит быть выделенной, четко очерченной и обособленной. Что касается дизайнерского оформления, а также наполнения пространства – все это находится в прямой зависимости от назначения каждой отдельно взятой переговорной.

Кондиционер и вентилятор

Как уже говорилось, переговорная комната является ограниченным пространством, на территории которого сотрудники/клиенты/подрядчики могут активно общаться далеко не один час. И если в помещении не будет обустроена качественная вентиляция, нахождение в нем с высокой долей вероятности превратиться в настоящую пытку и тест на выживание. В общем, пункт этот строго обязателен и обжалованию не подлежит!

А вот что касается кондиционера, без него порой обойтись действительно можно. К примеру, в малогабаритных переговорных, где все встречи являются кратковременными.

Однако это не касается переговорок для проведения многочасовых совещаний, а также помещений, которые в летнее время нагреваются очень сильно. Здесь установка кондиционера является мерой столь же обязательной, как и обустройство качественной системы вентилирования.

Акустика и звукоизоляция

Нередко роль границы между переговорными зонами выполняет сплошное стекло. Такое решение с экономической точки зрения является доступным, но при этом звук все же пропускает. В связи с этим данный вариант можно использовать только в том случае, когда переговорки располагаются в коридоре, не соседствующем с рабочими кабинетами.

Как отличная альтернатива, можно использовать акустические стеклянные перегородки. В отличие от предыдущего варианта тут используется не просто стекло, а специальный камерный стеклопакет. Последний состоит из двух параллельно расположенных стекол, между которых наличествует воздушная прослойка. Благодаря такой трехслойности обеспечивается надежная защита от шума, поступающего извне. Правда, обойдется камерный стеклопакет по сравнению с обычными стеклянными перегородками ощутимо дороже.

К важнейшим задачам, которые непременно нужно решить, относится и снижение степени гулкости в помещении. Улучшения акустики, а также исключения эффекта эха можно добиться путем применения специальных материалов, которые обладают сложной формой либо имеют тканую основу. К примеру, это могут быть потолочные панели и портьеры. Улучшить звукоизоляцию можно также путем покрытия пола ковролином.

Шторы – это вообще очень удачное решение. Они позволяют сделать пространство более закрытым и камерным. Стеклянные стены, как известно, сами по себе не могут создать приватной атмосферы. Но если просто задернуть шторы, ситуация кардинально меняется в самую лучшую сторону. Одно движение – и конфиденциальная обстановка создана!

Эргономика в дизайне и предметах мебели

Выбор мебели тоже находится в зависимости от протекающих корпоративных процессов. Тон всему проекту задает, в частности, предназначение переговорки. Что там будет, как правило, проходить: 15-ти минутные беседы в режиме тет-а-тет либо совещания топ-менеджеров?

Если в переговорках проводятся кратковременные созвоны, кресел-мешков и журнального столика вполне будет достаточно. Поместите на последнем несколько ручек и бумагу для записей – и необходимая рабочая обстановка для быстрых онлайн-встреч тет-а-тет создана!

В случае, когда переговорная территория используется для продолжительных совещаний с большим числом участников, необходимы удобные стулья либо кресла, стандартный письменный стол, высота которого составляет 750 мм, а также монитор, спикерфон и маркерная доска, у которой обязательно должна быть полка для маркеров. Также следует предусмотреть достаточный запас активно расходуемых канцелярских принадлежностей: маркеров, ручек, бумаги для записей.

Главные тут критерии – это комфорт и функциональность. Монитор должен быть расположен так, чтобы всем участникам было удобно в него смотреть. А камера, в свою очередь, должна охватывать всех коллег, чтобы те, кто участвует в совещании в режиме онлайн, могли видеть всех, кто в данный момент находится в помещении.

Кстати, разные по формату и стилю переговорки способствуют более легкому и быстрому переключению сотрудников между порученными задачами. Доказано, что периодическая перемена пространства сказывается на поддержании работоспособности самым позитивным образом. Работает это так: сотрудник полдня сидит за столом на своем обычном месте, а затем минут на 15 перемещается в кресло-мешок. В итоге восстановление эмоциональных и физических сил происходит легче и быстрее.

Выбираем техническое оборудование

Очевиден факт, что в переговорной комнате обязательно должен наличествовать стабильный интернет. Иначе встречи в режиме онлайн превратятся в фарс и мучение. Что касается прочей техники, ее перечень следует составлять индивидуально: телевизор, монитор, веб-камера, спикерфон, розетка и все то, что вам еще нужно для эффективной работы.

Культура использования переговорных комнат

Правила работы и бронирования переговорных комнат должны быть четко прописаны и обговорены с коллегами. Иначе таких помещений будет систематически не хватать, а процесс их использования окажется не столь комфортным, как бы всем того хотелось.

Правила могут быть разные. Например:

  • по возможности занимать переговорную того размера, который соответствует количеству участников: малые для беседы тет-а-тет, а большие для совещаний;
  • если встреча отменилась, следует сразу же снять бронь;
  • маркерная доска после завершения каждой встречи должна оставаться чистой (правило: вытри за собой);
  • уходя, гасите свет;
  • чтобы не занимать переговорку, общение с коллегой можно провести на офисной кухне;
  • технику и канцтовары из переговорной не выносить;
  • аккуратно использовать все, что находится в комнате,
  • в случае обнаружения поломки незамедлительно сообщить коллегами и ответственному лицу.

Если должным образом соблюдать все вышеизложенные правила, переговорная зона в офисе будет приносить огромную пользу изо дня в день, из месяца в месяц, из года в год.


Читайте другие статьи:

8 проверенных рекомендаций по обустройству офиса 8 проверенных рекомендаций по обустройству офиса

О важности грамотной организации офисного пространства можно спорить бесконечно. Но если обратиться к фактам, то они всегда указывают на следующую закономерность...

Как сэкономить место в офисе Как сэкономить место в офисе
Благодаря чему цена на аренду офиса может быть заметно снижена? Честно говоря, вариантов тут может быть масса...

Как создать современный эффективный офис: 10 советов Как создать современный эффективный офис: 10 советов

Понятие «идеальный офис» у каждого свое. Причем на представления о безупречном рабочем пространстве оказывают влияние факторы как субъективные...

Самые дорогие бизнес-центры Москвы Самые дорогие бизнес-центры Москвы

Город Москва является не только политическим, но и деловым центром России. Множество крупнейших корпораций предпочитают арендовать здесь элитный офис или...


Обратный звонок
Номер телефона
Как к вам обращаться
Нажимая на кнопку «Заказать звонок», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Спасибо!

В ближайшее время наш
консультант свяжется с Вами.