Воронеж, ул. Кирова, 4
Пн-Пт: 8:30-19:00
Сб.: 8:30-16:00
Карта проезда

Главная Статьи Секреты мозга: как организовать свой рабочий день, чтобы всё успеть?

Секреты мозга: как организовать свой рабочий день, чтобы всё успеть?

Особенности человеческого мозга таковы, что сконцентрировано обдумывать в течение определённого интервала времени он может лишь одну мысль. И это при условии, что в течение этого интервала времени не приходится отвлекаться на что-либо и кого-либо.

Казалось бы, вещь очевидная. Но только почему-то лишь немногие берут эту информацию на вооружение. И, как следствие, производительность умственного труда неизбежно падает как в количественном, так и в качественном отношении.

Что (или кто) может отвлекать работника от сконцентрированной работы? На самом деле список факторов огромен. Причем в роли отвлекающего момента может выступать даже сам сотрудник. С этого, пожалуй, и начнем.

Надуманный стресс

Не секрет, что многие люди (особенно офисные сотрудники) буквально помешаны на успехе. При этом данное вполне созидательное и во многом похвальное стремление имеет нелицеприятного спутника: на сотрудника постоянно давит страх выбиться из колеи и оказаться аутсайдером.

Очевидно, что подобная эмоциональная нестабильность приводит к стрессу и, как следствие, к падению трудовой продуктивности. Иными словами, получается своеобразный замкнутый и довольно порочный круг: постоянное стремление к успеху часто, как ни странно, отдаляет от успеха.

Что делать? Естественно, привести себя в состояние эмоциональной уравновешенности. В первую очередь следует понимать, что успех является неизбежным следствием сконцентрированной работы. А если он при таком раскладе гарантирован, то и беспокоиться не о чем.

Осознание этой простой закономерности позволяет отбросить в сторону любые страхи потерпеть неудачу и с энтузиазмом приняться за дело. Тем более, что сконцентрированная усердная работа находится в зоне полного контроля со стороны самого офисного сотрудника.

Другое дело – насколько хорошо работник может избегать влияния внешних отвлекающих факторов. Если овладеть простыми навыками, позволяющими давать отпор внешним коварным раздражителям, желаемый успех точно не за горами. И, естественно, врага надо знать в лицо.

Многозадачность

На работе у каждого есть возможность почувствовать себя Юлием Цезарем, выполняющим все и сразу. Точнее, пытаясь.

С точки зрения личной гордости и повышения самооценки это, возможно, и хорошо. Но если говорить про трудовую продуктивность, подобное положение вещей никуда не годится.

Да, многие работодатели в требованиях к кандидату прямо так и указывают: «умение работать в режиме многозадачности». Однако это больше из разряда «смелых фантазий про идеального сотрудника». По крайней мере, для тех ситуаций, где оперативность и высокое качество работы имеют значение. Ведь чем на большее количество задач работнику приходится переключаться (т.е. отвлекаться), тем хуже выполнена каждая отдельно взятая.

Подготовка отчетов, отвечая параллельно на телефонные звонки, электронные письма и успевая еще как-то поучаствовать в жизни офиса, которая разворачивается вокруг – все это частая картина в современном корпоративном мире. Но с реальной эффективностью все это не имеет ничего общего. Действительно серьезная работа требует стопроцентной концентрации.

Кстати, тому, что «продуктивная многозадачность» – это всего лишь иллюзия, имеются научные подтверждения. Доказано, что при параллельном выполнении даже всего лишь двух заданий затраты времени и усилий намного выше, чем при последовательном решении их же. А все потому, что мозг вынужден постоянно переключаться с одного на другое. И такое переключение тоже требует времени. При этом вероятность допущения ошибки возрастает многократно.

Бесполезная болтовня коллег

Теперь перейдем к другой особенности мозговой деятельности, которая проявляется в большинстве жизненных ситуаций, в том числе в рабочем процессе. Для наглядности немного цифр: оказывается, мозг в состоянии отслеживать и надлежащим образом обрабатывать лишь 1,6% из всего окружающего информационного потока. При этом 1% из этого уже занимает увлекательный внутренний монолог. Соответственно, на удержание внимания на прочих (в данном случае трудовых) вопросах остается 0,6%.

Мало? Да, действительно, не густо! А теперь представьте, что эти и без того мизерные 0,6% внимания направлены на выслушивание эмоционального рассказа коллеги о том, как интересно он провел вчерашний вечер.

Выход тут один: наушники, обеспечивающие отличный уровень шумоизоляции. Или отдельное уединенное место при наличии такового.

Электронная почта и прочие мессенджеры

И снова вернемся к исследованиям. На сей раз обратимся к опыту компании Microsoft. В ходе проведенных на ее территории научных наблюдений было установлено, что после прочтения любого (в том числе рабочего) сообщения сотруднику требуется порядка 15 минут, чтобы вернуться в состояние полного погружения в реализацию текущей задачи. А если сообщений приходит с десяток и более за час, получается, что сконцентрированной работы просто-напросто нет.

Выход из этого опять же имеется. Когда требуется срочное выполнение ответственной задачи, просто закройте рабочую почту на все время. Либо заранее решите, что проверять почтовый ящик будете не чаще, чем один раз в час.

Если по долгу службы вам нужно постоянно просматривать почту, то на время решения архи-срочной задачи договоритесь с руководством о том, что не всегда будете на связи в этот период. Любой грамотный начальник отнесется к подобной инициативе с пониманием и одобрением.

Если что-то может потерпеть, пусть потерпит

По статистике офисный сотрудник отвлекается от выполнения текущей задачи в среднем каждые 3 минуты. Конечно, мы не машины, работа в коллективе имеет свои особенности, да и соблазн отвлечься на посторонние вещи зачастую очень велик.

И все бы ничего, но на восстановление уровня концентрации, который был сбит тем или иным отвлекающим фактором, нередко требуется аж целых 25 минут.

Если все внешние раздражители по объективным причинам нейтрализовать не удается, убрать следует хотя бы некоторые из них. Например, поставить телефон на беззвучный режим. При таком варианте хотя бы один существенный (а зачастую самый главный) отвлекающий фактор будет исключён. Ваш мозг (а впоследствии и начальник) за это вам скажет только спасибо.

Реальный стресс

Про надуманный стресс мы уже ранее поговорили. Теперь пришло время обсудить влияние на работу мозга реальных стрессовых ситуаций, зачастую являющихся злейшим врагом повышенного внимания, концентрации и продуктивности.

Вообще особенностью любого стресса (в том числе надуманного) является сильное влияние на участки мозга, которые отвечают за быстроту и рациональность принимаемых решений. При этом оказывать он может два совершенно противоположных эффекта.

В исключительных случаях следствием стрессовых ситуаций являются гениальные идеи, которые без «горящих сроков» могли бы не прийти в голову вообще. Однако в превалирующем большинстве ситуаций стрессовые ситуации являют собой серьезное препятствие для концентрации. Объясняется это естественной защитной функцией мозга, из-за которой работник прокрастинирует, буквально «цепения» на рабочем месте и оказываясь не в состоянии сосредоточиться на выполнении даже самых элементарных задач.

Исключения в данном случае мы, естественно, отодвигаем в сторону, поскольку они довольно редки. И далее разбираемся с тем, что делать с происходящим намного чаще, т.е. из категории «как правило».

Первым делом следует хорошенько разобраться с тем, что тревожит на самом деле. Не исключено, что какие-то страхи и угрозы, принимаемые за реальные, по факту окажутся выдуманными.

Также следует помнить о том, что душевное состояние находится в тесной связи с физическим. Если расслабиться, дышать спокойнее и глубже хотя бы несколько минут, мозг на этой волне тоже придёт в состояние спокойствия и умиротворения. А это значит, что он готов перейти на следующую стадию: стадию концентрации.

Полное подключение к задаче: мысленно и физически

Доказано, что чем больше органов чувств и частей тела участвуют в едином процессе, тем выше уровень концентрации. Обдумывание текущей задачи только в голове – это малоэффективно. Лучше, что называется, «думать на бумаге»: реальной или виртуальной – это как угодно.

На работе отличным (немного старомодным, но по-прежнему эффективным) решением является блокнот. Особенно он оказывается кстати, когда при обдумывании текущей задачи вдруг осеняет мысль, которая может пригодиться в будущем. Просто запишите ее, чтобы не упустить и чтобы к ней можно было вернуться позже. А далее немедленно вернитесь к выполнению текущей задачи.

Важность порядка на рабочем столе

Как связана работа мозга с хаосом (либо отсутствием такового) на рабочем месте? На самом деле, сильно, неразрывно и самым прямым образом.

Исследования, проведённые в нескольких крупных компаниях, показали одинаковый результат: примерно у 82% офисных сотрудников трудовая продуктивность значительно увеличилась вследствие того, что рабочее место было тщательным образом организовано: т.е. ничего лишнего, а все необходимые вещи четко структурированы и доступны на расстоянии вытянутой руки.

Общая закономерность тут следующая: чем меньше мелких объектов находится вокруг вас, тем ниже риск того, что ваш мозг будет отвлекаться на всякие посторонние раздражители. А это значит, что уровень концентрации от этого только возрастет.

Ошибки в распределении рабочего времени

Мозг не может концентрированно работать на протяжении всего рабочего дня. Ему (а также глазам, рукам, да и телу в целом) требуются систематические перерывы.

В связи с этим рекомендуется деление рабочего дня на несколько временных отрезков по 90 минут. Доказано, что цикл максимальной работоспособности имеет именно такую продолжительность.

Разумеется, эти 1,5 часа лучше проводить при минимизации отвлекающих факторов и в наиболее комфортных для работы условиях. В частности, при выключенном телефоне, без параллельной проверки рабочей почты и лучше всего в наушниках с высоким уровнем шумоизоляции.

По истечении 90 минут можно себя побаловать очередным непродолжительным перерывом (оптимально 15-20 минут). Если делать паузу более продолжительной, мозг может окончательно выпасть из рабочего процесса, перейдя в режим отвлеченной расслабленности. А, как уже говорилось ранее, на возврат состояния концентрации при таком раскладе времени потребуется достаточно много.


Возврат к списку


Обратный звонок
Номер телефона
Как к вам обращаться
Нажимая на кнопку «Заказать звонок», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Спасибо!

В ближайшее время наш
консультант свяжется с Вами.