Всем ли компаниям нужен интранет-портал?

Успех фирмы – это всегда результат командной работы, где каждый сотрудник в рамках своей компетенции вносит ощутимый вклад в общее дело. Однако многочисленная практика показывает, что работники, как правило, имеют низкий уровень мотивации, недостаточно хорошо понимают свои обязанности, а также не обладают навыком продуктивно общаться и в целом ладить с коллегами. Как итог, эффективная командная работа так и остается в теории, т.е. исключительно в мечтах и планах руководителя.

Можно ли эту ситуацию как-то исправить? Разумеется, да. Например, путем создания внутри компании единого информационно-рабочего пространства.

Немного простой терминологии

Технически «интранет» и «корпоративный портал» - это не синонимы. В первом случае понимается внутренняя сеть (интрасеть), которая функционирует по аналогичным интернету принципам, но при этом закрыта для пользователей со стороны. Что касается корпоративного портала (или попросту КП), он представляет собой современную разновидность содержимого внутренней сети компании. По сути, это многофункциональный сервис, при помощи которого обеспечивается доступ, в частности, к планировщику задач, программам документооборота, платформе для проведения конференций в видео-формате и прочим возможностям, перечень которых зависит от специализации и актуальных потребностей компании.

В итоге имеем следующее: интранет представляет собой внутреннюю сеть организации в целом. Что касается КП, это внешний интерфейс данной сети.

Вместе с тем корпоративный портал для сотрудников зачастую называют просто «интранет». Поэтому для удобства в рамках этой статьи термины «интранет» и «интрасеть» мы тоже будет рассматривать как синонимы «корпоративного портала».

Итак, с вводной теорией разобрались. Далее переходим непосредственно к практике.

Какие функции может выполнять интранет-портал?

Бытует мнение, будто заметную пользу от создания внутреннего корпоративного портала могут получить только крупные организации. С одной стороны, такая точка зрения является отнюдь не беспочвенной, поскольку самую большую выгоду из этого решения действительно извлекают зачастую именно крупные игроки той или иной рыночной ниши. С другой стороны, множество функций, которые подразумевает под собой интранет-портал, могут сослужить хорошую службу также представителям среднего и малого бизнеса.

Внедрение интранета позволяет решить следующие задачи:

• Создать общее информационное пространство. У пользователей корпоративного портала в любое время и в любом месте под рукой оказывается полный перечень необходимых рабочих документов. Особую важность это имеет для организаций, в которых есть сотрудники на «удаленке» и/или филиалы в различных точках города, страны, мира. Плюс к этому интранет берет на себя все то, что в прежние времена решалось посредством почтовых рассылок. Речь идет о возможности размещения объявлений от топ-менеджмента организации, свежие новости, нововведения в корпоративной политике, а также различные инструкции, руководства, правила.
• Обучать персонал. Для многих компаний обычной практикой является составление собственной «базы знаний» либо FAQ, за счет которых новички могут ускорить освоение профессиональных техник, необходимых в работе, а также основательно ознакомиться с принятой в компании терминологией и, что называется, «пропитаться» корпоративным духом. И, что еще важно, здесь нет дополнительных затрат со стороны фирмы на то, чтобы нанять наставника и организовать процесс обучения.
• Сформировать корпоративную культуру. Реализовать такую задачу можно даже при помощи простейших функций интранет-портала. Например, благодаря наличию карточек сотрудников новичок сможет намного проще и быстрее познакомиться со структурой организации и трудовым коллективом. Справедливости ради стоит заметить, что для небольших фирм такая функция имеет не столь большую важность, как для крупных корпораций. Однако данный функционал окажется крайне полезным для организаций любого масштаба, где работают сотрудники на «удаленке». Сплоченности команды также могут поспособствовать оповещения касательно предстоящих дней рождения коллег, проведение интерактивных голосований, а также различные объявления и обсуждение важных тем.
• Упростить коммуникацию. Многие еще помнят времена, когда для того, чтобы передать сотруднику какое-либо сообщение или задание, необходимо было подойти лично либо воспользоваться e-mail. Интрасеть делает все это «пережитками вчерашнего дня». Сегодня данный вопрос решается намного проще при помощи планировщика задач. Интранет-портал предоставляет не только контакты любого сотрудника, но и зачастую возможность позвонить при помощи встроенного сервиса. Благодаря этому отсутствует необходимость в поиске работника, который отвечает за определённый вопрос, выслеживать его по этажам, а также выяснять, кто заменил его на время больничного или отпуска. Все эти сведения можно моментально найти на корпоративном портале.
• Контролировать рабочий процесс. Вне зависимости от размера фирмы руководителю крайне важно осуществлять контроль эффективности организации. Корпоративный портал с этой задачей справляется на отлично. Так, например, в любой момент руководитель может узнать, выполнением какой задачи занят тот или иной сотрудник прямо сейчас, а также сколько времени уже было затрачено на определённый вид деятельности.
• Обеспечить безопасность. Конечно, 100%-ную защиту от хакерской атаки интрасеть обеспечить не может. Однако это все равно более безопасное решение, чем использование бесплатных мессенджеров и почтовых сервисов, которыми при отсутствии внутрикорпоративных альтернатив неизбежно пользуется большое количество сотрудников.

Кстати, выше перечислены далеко не все задачи, которые эффективно может решать интрасеть. Это лишь самые основные и наиболее значимые для превалирующего большинства организаций.

Однако уже это является уверенной демонстрацией широких возможностей и огромных перспектив интрасети. Да и тот факт, что количество доступных сервисов растет систематически, указывает на реальную нужность и полезность такого решения.

Как органично встроить интрасеть в компанию?

Сделать это можно тремя способами:

Разумеется, факт наличия трех вариантов говорит о том, что ни один из них не идеален или, как минимум, не универсален. И на деле всё действительно так и есть. У каждого варианта есть и сильные стороны, и «узкие» места, и прочие частные нюансы. Поэтому самое разумное здесь решение – это ознакомиться со всеми доступными способами, после чего выбрать из них тот, что в вашем конкретном случае видится наиболее целесообразным. Итак, приступим.

Первый вариант, т.е. разработка собственного корпоративного портала, является наиболее финансово затратным, сложным и долгим. Вместе с тем это самый верный способ создать уникальную систему, в полной мере отвечающую всем частным потребностям конкретной организации.

Внедрить «коробочное» решение, и это уже второй вариант – дело более быстрое и не столь затратное. Однако подойдет такое решение только тем фирмам, потребности которых полностью покрываются стандартным набором функций «из коробки» (либо нет четкого представления о тех функциях, которые могут понадобиться в дальнейшем). В любом случае, на первое время сойдет, но далее, по мере развития бизнеса, такой портал, скорее всего, потребует дополнительных и довольно существенных доработок «под себя».

И, наконец, вариант с самыми низкими изначальными затратами – это подключение к «облачному» сервису. Однако в дальнейшем потребуется систематически вносить абонентскую плату. Также стоит иметь в виду, что такое решение рекомендуется специалистами IT-сферы лишь фирмам малого и среднего размера.

Достоинства и недостатки корпоративного портала

На самом деле, все основные достоинства интранета в той или иной форме уже были перечислены ранее. Если говорить в общем, это возможность автоматизации и тем самым существенного упрощения множества аспектов рабочего процесса. Благодаря интрасети можно свести к возможному минимуму нецелевые растраты персоналом ценного рабочего времени, а также сформировать и укрепить корпоративную культуру.

Кстати, проблема потери впустую рабочего времени действительно является очень серьезной, которая нередко бьет по конкурентоспособности фирмы очень даже сильно и больно. Согласно статистике, на непосредственное выполнение своих трудовых обязанностей работники затрачивают порядка 18% собственного рабочего дня. На что же уходят остальные 82%? Всё до банальности просто! Свыше 30% времени «улетучивается» на общение «ни о чем» посредством внешних (некорпоративных) мессенджеров (10%) и соцсетей (12%), а также чтение новостных лент, электронных книг и просмотр сторонних сайтов (10%). При этом примерно 17% времени работника по тем или иным причинам просто-напросто нет за компьютером. Остальной хронометраж уходит на удовлетворение прочих человеческих потребностей разной степени естественности. И, разумеется, с этим нужно срочно что-то делать, в том числе при помощи интранета.

Вместе с тем определённые недостатки корпоративного портала тоже имеют место быть. Давайте для полноты картины пройдемся и по ним.

• Излишняя официальность. Корпоративный сайт хорош для решения рабочих вопросов, но не для свободного общения. Да и сам интерфейс (зачастую строгий и лаконичный) настраивает исключительно на рабочий лад. В общем, возможностей для выстраивания межличностных отношений, равно как и для решения творческих задач, здесь не так уж и много.
• Низкая вовлеченность пользователей. Собственно, это является продолжением предыдущего пункта. В качественном управлении портала заинтересован только администратор, поскольку это входит в его профессиональные обязанности. Что касается остальных работников, у них нет совершенно никакой мотивации наполнять страницы внутреннего сайта интересным контентом.
• Нет обратной связи. Информация в интрасети зачастую передается только сверху вниз. Это значит, что руководителю неизвестна реакция пользователей на то или иное решение. Соответственно, обсуждение каких-либо идей и предложений со стороны подчиненных тоже исключается.
• Работники ощущают на себе давление и контроль. Очевидно, что контроль входит в число основных задач, которые интрасеть как раз и призвана решить. Однако в большинстве случаев корпоративный портал вместо того, чтобы стать удобным инструментом для всех, сворачивается исключительно до бесконечной череды задач и отчетов об их выполнении.
• Дефицит общения. Закон компенсации, как известно, работает всегда. И сила действия неизменно вызывает столь же сильное противодействие. Поскольку контролируемый руководством внутрикорпоративный сайт значительно урезает пустые траты времени, работники неизбежно ищут альтернативные (обходные) пути для общения и прочих милых сердцу посторонних занятий. Т.е. стремятся общаться в режиме реального времени (офлайн) либо прибегают к помощи сторонних ресурсов (соц. сетей, мессенджеров). Что касается общения в рамках интрасети, то здесь при всем ее удобстве сотрудники, как правило, знают друг друга исключительно по рабочим карточкам, а также коротким сообщениям и телефонным разговорам.

Как видите, некоторые заметные недостатки у интранета тоже имеются. Однако иметь такой ресурс (пусть даже «коробочный» вариант со стандартным набором функций) все равно стоит, поскольку внедрение подобных инноваций способствует развитию и процветанию организации.

Что касается сведения минусов интрасети к возможному минимуму, здесь универсальной формулы нет, поскольку каждая компания индивидуальна. Единственная рекомендация сводится к взятию курса на выстраивание между руководством и подчиненными более доверительных отношений, а также добавление в интрасеть интересного контента и расширение функционала. Чем привлекательней и комфортней станет для сотрудников использование внутренней сети, тем меньше у них будет желания искать альтернативу на стороне. При этом контроль руководителя охраняется, но в максимально незаметной для подчиненных форме. Словом, то, что нужно!